فرص عمل لدى منظمة التضامن الدولية: مطلوب مساعدين إداريين (Administrative Assistant – Part time)
**وظيفة مساعد إداري في Solidarités International – فرص عمل في لبنان**
**المسؤوليات:**
**الهدف/الغاية:**
في مستوى القاعدة المعينة، يدعم المساعد الإداري المسؤول في فتح قاعدة جديدة، معالجة العمليات المحاسبية، وجميع المهام المتعلقة بالموارد البشرية.
**الأولويات للأشهر 2/3 الأولى:**
**الموارد البشرية:**
– التعرف على الفريق والتعرف على جميع القواعد والإجراءات، وإجراءات التشغيل القياسية، واللوائح الداخلية.
– التمكن من استخدام برنامج الموارد البشرية (Homère) وإجراء حسابات الرواتب.
– تعلم جميع جوانب الأرشفة الرقمية المتعلقة بالوظيفة.
**المالية:**
– التعرف على جميع الأدوات والعمليات الداخلية.
– المسؤولية عن إدارة الوثائق المحاسبية والمدخلات.
– إدارة النفقات النقدية الصغيرة.
– إدارة عملية التوثيق وأرشفة الملفات المحاسبية.
**الأدوار والمسؤوليات:**
**إدارة الموظفين:**
– الترحيب والمشاركة في الإحاطة الإدارية للموظفين الجدد.
– مساعدة المسؤول الإداري في متابعة الإجراءات الإدارية، والتوظيف وعملية التعيين.
– ضمان الأرشفة ومراقبة الملفات الفردية وتقديم جميع الوثائق المتعلقة بالحياة المهنية لموظفي Solidarités International.
– ضمان سرية جميع بيانات الموارد البشرية.
– المشاركة في متابعة عقود العمل في القاعدة.
– جمع تفاصيل الدفع وإدماجها في برنامج إدارة الموارد البشرية (Homère).
– إصدار كشوف الرواتب والإشراف على دفع الرواتب بعد موافقة المسؤول الإداري.
– حساب الضرائب والرسوم وإنشاء سجلات الدفع للمنظمات المعنية.
– تحديث المخطط التنظيمي للقاعدة.
– مساعدة المسؤول الإداري في تنظيم وإجراء الاجتماعات مع ممثلي الموظفين.
– المشاركة في تطبيق السياسات المتعلقة بالرواتب والمزايا لـ Solidarités International.
– مراقبة التغيرات في تكلفة المعيشة.
**إدارة الفريق:**
– تدريب ودعم أعضاء الفريق تحت إشرافه.
– ضمان الحد الأدنى من استبدال أعضاء الخدمات الإدارية في حالة الغياب (أيام المرض، وما إلى ذلك).
**الخزينة / المحاسبة / الإدارة:**
– الإشراف على الصيانة والسلامة الفعلية للصناديق النقدية.
– إعداد الإغلاق الشهري، مراجعة ونزاهة الحسابات للقاعدة.
– إصدار القسائم، الإشراف على أرشفة السجلات.
– المشاركة في التدقيقات أو أي فحوصات من قبل الشركاء أو المكتب الرئيسي، على مستوى القاعدة.
– المشاركة في دمج متابعة الميزانية وتوقعات النقدية على مستوى القاعدة.
– مراقبة مواعيد استحقاق دفع العقود التي يديرها منسق الإدارة.
– سرد احتياجات السيولة بالتنسيق مع منسق الإدارة.
– إجراء المدفوعات والمقدمات ضمن الإرشادات المحددة.
– الاحتفاظ بسجل المدفوعات النقدية وسجل أمين الصندوق.
– تسجيل التحويلات الميزانية والحفاظ على رموز المحاسبة.
– التحقق، قبل التسجيل، من تطابق السجلات مع اللوائح والإجراءات الخاصة بـ Solidarités International.
– ترجمة الوثائق المحاسبية إذا لزم الأمر.
– تبادل العملات بناءً على طلب المشرفين.
– التحقق من أرصدة النقد يوميًا والإبلاغ عن أي تناقضات للمشرف.
– أرشفة السجلات المحاسبية وفقًا لإجراءات Solidarités بعد التحقق النهائي من الإيصالات وما إلى ذلك.
– ضمان أمان النقد وسرية المعلومات.
**التقارير / التواصل:**
– المشاركة في الإشراف على اللوائح المعمول بها.
– مساعدة منسق الإدارة في العلاقات مع السلطات الإدارية.
**مخطط الهيكل التنظيمي (التقارير والعلاقات الوظيفية):**
**المدير المباشر:** مدير الإدارة
**تقارير الخط:** على مستوى القاعدة
**المدير الوظيفي:**
**تقارير الوظيفة:**
**كيفية التقديم:**
نحن نشجع النساء بشكل فعال على اقتناص الفرص، كسر الحواجز، والتفوق في حياتهن المهنية. انضم إلى فريقنا، حيث ستُقدَّر مهاراتك وأفكارك ومساهماتك وتُعزز، مما يعزز ثقافة الشمولية والتمكين.
**موعد تقديم الطلبات:** 01/09/2024
**هل يناسبك هذا الوصف؟**
يرجى إرسال سيرتك الذاتية ورسالة تغطية باللغة الإنجليزية فقط. لن يتم النظر في الطلبات التي تحتوي على السيرة الذاتية فقط.
**يجب إرسال الطلبات عبر البريد الإلكتروني إلى:** tripoli.job@solidarites-liban.org مع تضمين الكلمة الرئيسية “مساعد إداري – اسمك” في الموضوع.
**ملاحظة:** قد يتم إغلاق الوظيفة قبل الموعد النهائي. شكراً لتفهمك.
**للحصول على مزيد من المعلومات حول Solidarités International، يرجى زيارة موقعنا الإلكتروني:** Solidarités International
We actively encourage women to seize opportunities, break barriers, and excel in their careers. Join our team, where your skills, ideas, and contributions will be valued and nurtured, fostering a culture of inclusivity and empowerment.
Deadline for submitting applications: 01/09/2024
Does this description fit you?
Please send us your CV and Cover letter in English. CV only will not be considered.
Applications should be sent by email to tripoli.job@solidarites-liban.org with the keyword “Admin assistant – your name” included in the subject.
NB: The vacancy may close before the deadline. Thank you for your comprehension
For further information about Solidarités International, please consult our website: http://www.solidarites.org/en/
MISSION Goal / Purpose:
At his/her assigned base level, the administrative assistant supports the administrator in the opening of a new base, in the processing of accounting operations as well as all tasks relating to Human Resources
Priorities for the first 2/3 months:
HR:
– Get to know the team and familiarize yourself with all the rules, procedures, SOPs, and internal staff regulations.
– Become proficient in using the HR software (homere) and performing salary calculations.
– Learn all aspects of filing/digital archiving related to the position.
Finance:
– Familiarize yourself with all internal tools and processes.
– Be responsible for managing accounting documents and entries.
– Handle petty cash management.
– Manage the voucharization and archiving of accounting files.
ROLES AND RESPONSIBILITIES:
List of principal activities:
Administrative management of personnel:
• Welcome and participate in administrative briefing of new personnel
• Assist the administrator for the administrative follow-up, the recruitment and hiring process
• Ensure archiving and monitoring of individual dossiers and deliver all documents relative to the professional life of Solidarités International employees
• Ensure the confidentiality of all HR datas
• Participate in the monitoring of work contracts on the base
• Collect payment details and integrate them into the Human resources management software (Homère)
• Issue pay slips and supervise payment of salaries after approval by the administrator
• Calculate taxes and duties and create pay records for the relevant organizations
• Keep an organization chart up to date for the base
• Assist the administrative in the organization and conduct of meetings with personnel representatives
• Participate in the application of policies relating to salaries and benefits for Solidarités International
• Monitor changes in the cost of living
Team management
• Train and support team members under his or her supervision
• Ensure the minimal replacement of members of the admin services in case of absence (days of, sickness etc.)
Treasury / accounting / management
• Supervise the physical maintenance and safety of cash boxes
• Prepare monthly closing, revision and integrity of accounts for the base
• Issue vouchers, supervise archiving of records
• Participate in audits or any checks issued by partners or head office, at the base level
• Participate in the consolidation of budget follow ups and cash forecasts at the base level
• Monitor due dates for payments of contracts managed by the administrative coordinator
• List liquidity needs in concert with the admin coordinator
• Carry out pay-outs and advances, within established guidelines
• Keep the registry of cash pay-outs and the cashier’s register
• Record budgetary transfers and keep accounting codes
• Verify, before recording, that records conform to regulations and procedures of Solidarités International
• Translate accounting documents if necessary
• Exchange currencies at request of superiors
• Verify cash balances daily and report any discrepancies to superior
• Archive accounting records according to Solidarités procedures after a final verification of receipts etc.
• Guarantee security of the cash and confidentiality of information
Reporting / communication:
• Participate in supervision of regulations in effect
• Aid admin coordinator in relations with administrative authorities
ORG CHART POSITION (reporting and functional relationships)
Line manager: Admin Manager
Line report(s) on base:
Functional manager:
Functional report(s):
