فرص عمل في أميركا للعمل لدىإدارة الدعم العملياتي للأمم المتحدة: مطلوب مساعدين إداريين (ADMINISTRATIVE ASSISTANT)
Duty Station : NEW YORK
Department/Office : Department of Operational Support
Date Posted : Aug 16, 2024
Deadline : Sep 14, 2024
**فرصة عمل: مساعد إداري في مقر الأمم المتحدة**
**الموقع:** قسم دعم العملاء في المقر الرئيسي (HQCSS)، إدارة الشؤون الإدارية، نيويورك، دائرة الدعم العملياتي (DOS).
**التبعية:** مسؤول الموارد البشرية، دائرة الدعم العملياتي (DOS).
**نظرة عامة:**
تتمثل وظيفة المساعد الإداري في تقديم الدعم الإداري الشامل لمكاتب ووحدات مختلفة ضمن نظام الأمم المتحدة في مقرها الرئيسي بنيويورك.
**المسؤوليات الرئيسية:**
1. **إدارة الميزانية:**
– دعم مراجعة وتحليل وإعداد خطة المتوسطة الأجل وتعديلاتها.
– إعداد الوثائق المتعلقة بتقديرات التكاليف واقتراحات الميزانية للمتطلبات غير المتعلقة بالموظفين.
– مساعدة المديرين في تطوير متطلبات الموارد لتقديمات الميزانية.
– إجراء الأبحاث ودعم ضباط المالية والميزانية في مراجعة ميزانيات الهيئات الحكومية والخبراء.
– مراقبة النفقات ومقارنتها بالميزانية المعتمدة، وتحضير التعديلات حسب الحاجة.
– مراجعة الطلبات للخدمات لضمان صحة تخصيص النفقات وتوفر الأموال.
– المساعدة في إعداد تقارير أداء الميزانية وتحليل الفروقات.
– الحفاظ على نزاهة قواعد البيانات المالية والتحقق من دقة البيانات.
2. **إدارة الاستشاريين والمتعاقدين الفرديين:**
– تقييم والتحقق من أهلية الاستشاريين والمتعاقدين وفقاً للإرشادات.
– مراجعة وتحديد الرسوم بناءً على شروط المرجعية (TOR) واتفاقيات العقود.
– إدارة العقود وضمان توفر الوثائق والموافقات اللازمة.
– مراقبة والإبلاغ عن انتهاء العقود ونصائح حول المدفوعات المستحقة.
3. **المهام الإدارية العامة:**
– متابعة أحدث الوثائق والتقارير والإرشادات لضمان الامتثال لسياسات الأمم المتحدة.
– صياغة المراسلات للرد على الاستفسارات المتعلقة بالشؤون المالية والميزانية.
– الحفاظ على تنظيم الملفات.
– تقديم الإرشاد والتدريب لأعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة.
– أداء مهام إضافية كما يتم تكليفها.
**المؤهلات:**
– **الاحترافية:** معرفة بالقوانين والإجراءات المالية في بيئة الأمم المتحدة. القدرة على تحليل وتنسيق البيانات المتعلقة بالمالية والميزانية. يُظهر الاحترافية والكفاءة في العمل.
– **التخطيط والتنظيم:** وضع أهداف واضحة تتماشى مع الاستراتيجيات المتفق عليها، وتحديد الأولويات، وتخصيص الوقت والموارد بفعالية. توقع المخاطر وتعديل الخطط حسب الحاجة.
– **توجيه العملاء:** فهم احتياجات العملاء ومعالجتها، والحفاظ على شراكات منتجة، وضمان تسليم الخدمات في الوقت المحدد.
**التعليم:**
– دبلوم ثانوي أو ما يعادله مطلوب.
**الخبرة:**
– حد أدنى من سبع سنوات من الخبرة في المالية أو الميزانية أو المحاسبة أو المجالات ذات الصلة. بالنسبة للمرشحين الحاصلين على درجة جامعية من المستوى الأول أو أعلى، مطلوب خمس سنوات من الخبرة.
– يُفضل: خبرة في إدارة الاستشاريين والمتعاقدين الفرديين ضمن نظام الأمم المتحدة، وحدات الموارد البشرية في نظم ERP مثل SAP Umoja، ومنصات التوظيف مثل Inspira.
**اللغات:**
– الطلاقة في اللغة الإنجليزية مطلوبة. معرفة لغة رسمية أخرى من لغات الأمم المتحدة مرغوبة.
**التقييم:**
– قد يشمل التقييم تمرينًا تقييمياً يليه مقابلة مبنية على الكفاءات.
**ملاحظة خاصة:**
– الوظيفة ممولة لمدة سنة واحدة، وتجديد التعيين يخضع لتمديد التفويض و/أو توفر الأموال.
– يتوقع من الموظفين الانتقال بشكل دوري إلى وظائف جديدة.
– التوظيف المحلي ينطبق، ولا يحق للموظفين الحصول على بدلات أو مزايا دولية.
**اعتبارات الأمم المتحدة:**
– تضع الأمم المتحدة الأولوية للكفاءة والنزاهة في التوظيف. يتعين على الموظفين الالتزام بمعايير الأمم المتحدة.
**عملية التقديم:**
– اتبع التعليمات على منصة التوظيف الإلكترونية، Inspira. لا يتم فرض أي رسوم في أي مرحلة من مراحل التوظيف. تأكد من تقديم معلومات دقيقة وكاملة في طلبك.
**تاريخ انتهاء التقديم:**
– سيتم إغلاق الوظائف في الساعة 11:59 مساءً (بتوقيت نيويورك) في تاريخ الموعد النهائي.
**ملاحظة:**
– لا تفرض الأمم المتحدة أي رسوم خلال عملية التوظيف ولا تتعلق بمعلومات حسابات المتقدمين البنكية.
للحصول على مزيد من التفاصيل حول الوظيفة وللتقديم، تفضل بزيارة وظائف الأمم المتحدة
**Job Opportunity: Administrative Assistant at UN Headquarters**
**Location:** Headquarters Client Support Service (HQCSS), Division of Administration, New York, Department of Operational Support (DOS).
**Reporting To:** Human Resources Officer, DOS.
**Overview:**
The Administrative Assistant role is based in the Headquarters Client Support Service (HQCSS) within the Division of Administration, Department of Operational Support (DOS) at the United Nations Headquarters in New York. This position provides comprehensive administrative support to various offices and units within the UN system.
**Key Responsibilities:**
1. **Budget Management:**
– Assist in reviewing, analyzing, and preparing the medium-term plan and revisions.
– Prepare documents related to cost estimates and budget proposals for non-staff requirements.
– Support managers in developing resource requirements for budget submissions.
– Conduct research and assist Finance & Budget Officers in reviewing budgets of intergovernmental and expert bodies.
– Monitor expenditures, compare with approved budgets, and prepare adjustments as needed.
– Review requisitions for services to ensure proper expenditure coding and fund availability.
– Help prepare budget performance reports and analyze variances.
– Maintain the integrity of financial databases and verify data accuracy.
2. **Consultant and Contractor Administration:**
– Evaluate and verify the eligibility of consultants and contractors according to guidelines.
– Review and determine fees based on TOR and contract agreements.
– Manage contracts and ensure proper documentation and approvals.
– Monitor and report on contract expirations and advise on outstanding payments.
3. **General Administrative Duties:**
– Stay updated on relevant documents, reports, and guidelines to ensure compliance with UN policies.
– Draft correspondence in response to financial and budget inquiries.
– Maintain and organize files.
– Provide guidance and training to other staff members as needed.
– Perform additional related duties as assigned.
**Competencies:**
– **Professionalism:** Knowledge of financial rules, regulations, and procedures. Ability to analyze and format data related to finance and budgeting. Demonstrates professionalism and efficiency in work.
– **Planning and Organizing:** Develops clear goals, identifies priorities, and allocates time and resources effectively. Anticipates risks and adjusts plans accordingly.
– **Client Orientation:** Understands and addresses client needs, maintains productive partnerships, and ensures timely delivery of services.
**Education:**
– High school diploma or equivalent required.
**Experience:**
– Minimum of seven years of experience in finance, budget, accounting, or related fields. For candidates with a first-level university degree or higher, a minimum of five years of experience is required.
– Desirable: Experience with UN Common System administration of consultants and contractors, HR modules of ERP systems such as SAP Umoja, and recruitment platforms like Inspira.
**Languages:**
– Fluency in English required. Knowledge of another official UN language is desirable.
**Assessment:**
– Evaluation may include an assessment exercise and a competency-based interview.
**Special Notice:**
– Position funded for one year, extension subject to mandate and fund availability.
– Staff members are expected to move periodically to new functions.
– Local recruitment applies, and staff are not eligible for international allowances or benefits.
**UN Considerations:**
– The United Nations prioritizes efficiency, competence, and integrity in recruitment. Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and must adhere to UN standards.
**Application Process:**
– Follow instructions on the online recruitment platform, Inspira. No fees are charged at any recruitment stage. Ensure accurate and complete application information.
**Application Deadline:**
– Job openings will close at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.
**Note:**
– The UN does not charge a fee for recruitment processes and does not inquire about applicants' bank accounts.
For more details on the role and to apply, visit the UN Careers Portal
