وظيفة مدير/ة للإدارة في منظمة خدمات الإغاثة الكاثوليكية (CRS)
المسمى الوظيفي: مدير/ة للإدارة (Administrative Manager)
القطاع/التخصصات: التنسيق وإدارة المعلومات، التنمية الاجتماعية والثقافية، التنمية.
البلد: بيروت، لبنان
آخر موعد للتقديم: الاثنين، 25 نوفمبر 2024
نوع العقد: دوام كامل
مدة الوظيفة: سنة واحدة
الراتب: بين 2500 و 3000 دولار أمريكي شهريًا
المؤهل العلمي: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو في مجال ذي صلة. يفضل الحاصلون على درجة الماجستير.
المتطلبات المهنية: خبرة من 5 إلى 10 سنوات
اللغات المطلوبة: العربية (بطلاقة)، الإنجليزية (بطلاقة)، الفرنسية (بدائية)
البريد الإلكتروني للتقديم: LB_HR@crs.org
اسم الشخص المسؤول: Souad El Khoury
الوصف الوظيفي لمنظمة خدمات الإغاثة الكاثوليكية (CRS)
تعد منظمة خدمات الإغاثة الكاثوليكية CRS الوكالة الإنسانية الرسمية للمجتمع الكاثوليكي في الولايات المتحدة الأمريكية. تعمل CRS على تقديم المساعدات الإنسانية وحماية وتحويل حياة المحتاجين في أكثر من 100 دولة، دون تمييز بناءً على العرق أو الدين أو الجنسية. يتم تحقيق عمل الإغاثة والتنمية من خلال برامج الاستجابة للطوارئ، الصحة، الزراعة، التعليم، التمويل الأصغر، وبناء السلام.
ملخص الوظيفة
سيتولى المدير/ة للإدارة إدارة وتنسيق خدمات الدعم الإداري، وضمان تقديم الخدمات بكفاءة وفعالية، بالإضافة إلى التنسيق في مجالات العمليات التالية: الموارد البشرية، اللوجستيات، المشتريات الخاصة بالبرامج، وإدارة الأسطول. سيعمل المدير/ة على تحقيق التكامل بين الأنظمة والسياسات والإجراءات الإدارية التي تدعم مهمة CRS في خدمة الفقراء والمحتاجين.
المسؤوليات الرئيسية
- التخطيط والتنظيم: التنسيق ومتابعة الأنشطة والموارد لضمان توفير خدمات ذات جودة عالية وبشكل فعال.
- إدارة العمليات الإدارية: تنسيق عمل العمليات الإدارية مع وظائف أخرى لضمان تقديم خدمات ذات جودة عالية.
- تحسين الأنظمة: مراجعة الأنظمة والسياسات الإدارية لضمان التوافق مع المعايير المحلية والدولية.
- إدارة الموارد: متابعة استخدام الموارد بشكل فعال، بما في ذلك إدارة الأصول والمرافق المستأجرة.
- الإشراف على الموظفين: تقديم التوجيه والملاحظات اللازمة لتحسين الأداء وتطوير المهارات المهنية.
- التنسيق مع الأطراف الخارجية: الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين، مقدمي الخدمات، وأصحاب العقارات.
- إدارة اللوجستيات: تنظيم خدمات السفر واللوجستيات للموظفين والزوار.
- التخطيط للأحداث: إدارة الأنشطة المتعلقة بالفعاليات مثل الزيارات، ورش العمل، والتدريب.
المؤهلات الأساسية
- الدرجة العلمية: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- الخبرة: خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في مجال الدعم الإداري، مع تفضيل الخبرة في المنظمات غير الحكومية.
- المهارات التقنية: إلمام جيد بحزمة برامج MS Office (Excel، Word، PowerPoint، Visio).
- اللغات: إتقان العربية والإنجليزية. المعرفة بالفرنسية تعد ميزة إضافية.
المؤهلات المفضلة
- درجة الماجستير في مجال ذي صلة.
- خبرة في مجال المشتريات.
- قدرة على إدارة الموظفين في بيئة تعلمية.
- مهارات عالية في التواصل وحل المشكلات.
المهارات المطلوبة
- مهارات تخطيط وتنظيم عالية.
- القدرة على اتخاذ قرارات حكيمة وتنفيذها بشكل فعال.
- مهارات تواصل قوية مع قدرة على العمل ضمن فرق متعددة الثقافات.
- القدرة على الحفاظ على السرية والالتزام بالأخلاقيات.
كيفية التقديم
على الراغبين في التقديم لهذه الوظيفة إرسال سيرتهم الذاتية ورسالة تغطية إلى البريد الإلكتروني LB_HR@crs.org مع وضع “مدير/ة للإدارة” في موضوع الرسالة.
آخر موعد للتقديم: 25 نوفمبر 2024. لن يتم قبول الطلبات المتأخرة.
اسم الشخص المسؤول: سعاد الخوري
الوظيفة: موظف الموارد البشرية
المهارات القيادية في الوكالة
- القدرة على قيادة التغيير: البحث المستمر عن طرق لتحسين المنظمة من خلال الابتكار.
- تطوير الآخرين: تعزيز قدرة الموظفين على الوصول إلى إمكانياتهم الكاملة.
- الرؤية الاستراتيجية: فهم دورك في ترجمة الاستراتيجية وتنفيذها.
Administrative Manager Job at Catholic Relief Services (CRS)
Job Title: Administrative Manager
Sector(s): Coordination and Information Management, Development, Social and Cultural Development
Location: Beirut, Lebanon
Application Deadline: Monday, November 25, 2024
Contract Type: Full-time
Contract Duration: One Year
Salary Range: Between $2500 and $3000 USD per month
Education Level: Bachelor's Degree in Business Administration or other relevant fields (Master’s degree is a plus).
Experience: Between 5 to 10 years
Languages Required: Arabic (Fluent), English (Fluent), French (Basic)
Email for Application: LB_HR@crs.org
About Catholic Relief Services (CRS)
Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. CRS works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion, or nationality. CRS’ relief and development work is accomplished through emergency response programs, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.
Job Summary
The Administrative Manager will manage the provision of responsive, effective, and efficient administrative services and coordinate operations in two of the following areas: Human Resources, Logistics in the supply chain, Procurement for programming, and/or Fleet. The role supports CRS’ mission to serve the poor and vulnerable by ensuring effective and compliant administrative systems and resource stewardship.
Key Responsibilities
- Planning and Coordination: Plan, coordinate, and monitor activities and resources to ensure cost-effective, high-quality service delivery from administrative functions.
- Operational Management: Coordinate administrative functions alongside two other operational areas to ensure high-quality and efficient support services.
- System Improvement: Ensure that administrative systems, processes, and policies comply with local laws, donor regulations, and CRS standards.
- Asset Management: Ensure the proper use and management of CRS assets and rented facilities. Oversee inventory, procurement, and reporting.
- Staff Supervision: Manage and support administrative staff, providing coaching, development plans, and performance management.
- External Relations: Serve as the key liaison with external stakeholders (landlords, service providers, etc.), ensuring required documentation is maintained.
- Logistics and Event Planning: Oversee logistics support for staff and visitors, including organizing travel, events, and training sessions.
Basic Qualifications
- Degree: Bachelor's Degree in Business Administration or a related field.
- Experience: Minimum of 5 years’ experience in administrative support, with increasing responsibility. Experience in office management and NGOs is a plus.
- Skills: Proficient in MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) and information management systems.
- Languages: Proficiency in Arabic and English. French is a plus.
Preferred Qualifications
- Master’s Degree in a related field.
- Procurement experience.
- Staff management experience in a learning-oriented environment.
- Strong communication, problem-solving, and organizational skills.
Skills and Abilities
- Excellent planning, organizational, and time management skills.
- Strong decision-making ability and sound judgment.
- Excellent interpersonal skills with a strong customer service orientation.
- Ethical conduct and ability to maintain confidentiality.
- Proactive and solutions-oriented with a results-driven approach.
How to Apply
Interested candidates should send their CV and cover letter by email to LB_HR@crs.org, with “Administrative Manager” as the subject of the email.
Application Deadline: November 25, 2024. Late applications will not be accepted.
Contact Person: Souad El Khoury
Position: HR Officer
Agency Leadership Competencies
- Lead Change: Continuously seeks ways to improve the agency through agility and innovation.
- Develops and Recognizes Others: Enhances the capacity of staff to reach their potential.
- Strategic Mindset: Understands how to implement agency strategy and team principles effectively.
