“Exciting Job Opportunity at the United Nations: Human Resources Assistant Position in New York – Vacancies 2024”
Human Resources Assistant Position – United Nations – New York
Job Opening ID: 249171
Job Network: Management and Administration
Job Family: Human Resources
Category and Level: General Service and Related Categories, G-6
Duty Station: New York
Department/Office: Department of Operational Support
Date Posted: December 13, 2024
Deadline: January 11, 2025
Organizational Setting and Reporting
This position is located in the Human Resources Operations Section, Headquarters Client Support Service, Division of Administration, Department of Operational Support. The Human Resources Assistant will report to the Human Resources Officer and Chief of Section. The Human Resources Operations team works closely with the Executive Offices and the HR Services Division in the Department of Operational Support. This team processes onboarding, separations, and complex entitlements (such as education grant, dependency allowance, and rental subsidy) for all New York-based staff.
Key Responsibilities
Within the limits of delegated authority, the Human Resources Assistant will be responsible for the following duties:
Recruitment and Placement
- Process the onboarding of new staff through the Talent Management System or Inspira.
- Participate in the selection of candidates for General Service and Related Categories positions, including follow-up on the status of recruitment actions through the Talent Management System or Inspira and coordinating with relevant parties, selected candidates on visa matters, travel, and shipment arrangements.
- Assist in filling posts for all categories, including initiating and following up on reference checks and academic verifications, ensuring the completion of pre-recruitment formalities, calculating salaries and related benefits, and preparing and dispatching offers of appointment and Statement of Emoluments.
- Assist in organizing and coordinating competitive recruitment examinations.
- Oversee the maintenance of vacancy announcement files and tracking status of vacancy announcements.
- Review and process personnel actions through UMOJA.
- Advise staff on visa matters and onboarding.
Administration of Entitlements
- Review and process requests for entitlements and claims such as rental subsidy, education grant, dependency allowance, and annual declaration of dependency benefits.
- Answer queries from staff of assigned organizational units or selected candidates regarding Staff Regulations and Rules, administrative instructions, and policies.
Staff Development and Career Support Training
- Assist in the organization and conduct of training courses and workshops.
- Provide logistical and administrative support to trainers.
Classification
- Assist in reviewing and processing requests for classification.
- Provide advice and answer general queries on classification procedures and processes.
General Duties
- Conduct exit interviews and entitlement clearances for separating staff and assist them in final arrangements.
- Maintain HR-related automated systems and applications, including automated databases containing HR statistics, and prepare periodic reports.
- Undertake research on HR-related issues and assist in preparing notes/reports.
- Provide general office support services such as processing, drafting, editing, proofreading, and finalizing correspondence and communications; perform budget preparation, input monitoring, and implementation in UMOJA; set up and maintain files/records (electronic and paper); schedule appointments/meetings, monitor deadlines, etc.
- Prepare written responses to HR-related queries.
- Train and supervise new and lower-level staff in the unit.
- Perform other duties as required.
Competencies
- Professionalism: Knowledge of human resources policies, procedures, and practices and ability to interpret and apply them in an organizational setting. Demonstrates initiative and makes appropriate linkages in work requirements.
- Client Orientation: Sees all those to whom services are provided as “clients” and seeks to understand their perspective. Builds productive partnerships with clients.
- Planning and Organizing: Develops clear goals aligned with strategies. Prioritizes activities and assignments and allocates appropriate resources to complete work efficiently.
- Stress Management: Remains calm in stressful situations and shows persistence when faced with challenges.
Education
- A high school diploma or equivalent is required.
Experience
- A minimum of seven years of progressively responsible experience in human resources management, administrative services, or a related field is required.
- The minimum years of relevant experience is reduced to five (5) years for candidates with a first-level university degree or higher.
- Experience in implementing the United Nations common system or similar international organizations’ HR policies, procedures, and practices is desirable.
- Experience administering staff entitlements and benefits using an Enterprise Resource Planning (ERP) system such as SAP (UMOJA) or its equivalent is desirable.
Languages
- Fluency in English is required.
- Knowledge of another official United Nations language is desirable.
Assessment
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise followed by a competency-based interview.
Special Notice
- Appointment against this position is for an initial period of one year.
- Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him/her.
- This position is subject to local recruitment pursuant to Staff Rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. Applicants must be authorized to work in the country where the position is located.
No Fee
THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW, MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS' BANK ACCOUNTS.
How To Apply?
“فرصة عمل مميزة في الأمم المتحدة: مساعد موارد بشرية في نيويورك – وظائف شاغرة 2024”
وظيفة مساعد موارد بشرية – الأمم المتحدة – نيويورك
رقم الوظيفة: 249171
شبكة الوظائف: الإدارة والعمليات
العائلة الوظيفية: الموارد البشرية
الفئة والمستوى: الفئة العامة والفئات ذات الصلة، G-6
الموقع: نيويورك
القسم/المكتب: إدارة الدعم العملياتي
تاريخ النشر: 13 ديسمبر 2024
الموعد النهائي للتقديم: 11 يناير 2025
الإعداد والتوجيه
توجد هذه الوظيفة في قسم عمليات الموارد البشرية، خدمة دعم العملاء الرئيسية، قسم الإدارة، إدارة الدعم العملياتي. سيكون مساعد الموارد البشرية مسؤولاً أمام موظف الموارد البشرية ورئيس القسم. يعمل فريق عمليات الموارد البشرية بشكل وثيق مع المكاتب التنفيذية وقسم خدمات الموارد البشرية في إدارة الدعم العملياتي. يقوم الفريق بمعالجة عمليات الانضمام والخروج والامتيازات المعقدة (مثل منح التعليم، الإعانة للأفراد المعالين، وبدل الإيجار) لجميع الموظفين المعتمدين في نيويورك.
المسؤوليات الرئيسية
في حدود السلطة المخولة له، سيكون مساعد الموارد البشرية مسؤولاً عن القيام بالمهام التالية:
التوظيف والتعيين
- معالجة عمليات الانضمام للموظفين الجدد من خلال نظام إدارة المواهب أو “إنسبيرا”.
- المشاركة في اختيار المرشحين للمناصب في الفئة العامة والفئات ذات الصلة؛ بما في ذلك متابعة حالة إجراءات التوظيف من خلال نظام إدارة المواهب أو “إنسبيرا” والتنسيق مع الأطراف المعنية، والمرشحين المحددين فيما يتعلق بشؤون التأشيرات، والسفر، وترتيبات الشحن.
- المساعدة في شغل الوظائف لجميع الفئات، بما في ذلك بدء ومتابعة فحوصات المرجعية والتحقق من الدرجات الأكاديمية، وضمان استكمال الإجراءات اللازمة قبل التوظيف، وحساب الرواتب والامتيازات المتعلقة بها، وإعداد وإرسال عروض التعيين وكشوف الرواتب.
- المساعدة في تنظيم وتنسيق اختبارات التوظيف التنافسية.
- الإشراف على صيانة ملفات إعلانات الوظائف وتتبع حالة هذه الإعلانات.
- مراجعة ومعالجة الإجراءات الشخصية من خلال “أوموجا”.
- تقديم المشورة للموظفين بشأن مسائل التأشيرات والانضمام إلى العمل.
إدارة الامتيازات
- مراجعة ومعالجة الطلبات الخاصة بالامتيازات والمطالبات مثل بدل الإيجار، منحة التعليم، إعانة المعالين، والإعلان السنوي على الامتيازات المخصصة للمعالين.
- الإجابة على استفسارات الموظفين من الوحدات التنظيمية المعنية أو من المرشحين المختارين بشأن لوائح وقواعد الموظفين، والتعليمات الإدارية والسياسات.
التطوير والتدريب الوظيفي
- المساعدة في تنظيم وتنفيذ الدورات التدريبية وورش العمل.
- توفير الدعم اللوجستي والإداري للمدربين.
التصنيف
- المساعدة في مراجعة ومعالجة طلبات التصنيف.
- تقديم المشورة والإجابة على الاستفسارات العامة بشأن إجراءات التصنيف وعملياتها.
مهام أخرى
- إجراء مقابلات الخروج والقيام بإجراءات التصفية للموظفين المغادرين ومساعدتهم في الترتيبات النهائية.
- الحفاظ على الأنظمة والتطبيقات الإلكترونية المتعلقة بالموارد البشرية بما في ذلك قواعد البيانات الآلية التي تحتوي على إحصائيات الموارد البشرية وإعداد تقارير دورية.
- إجراء البحوث حول مجموعة من القضايا المتعلقة بالموارد البشرية والمساعدة في إعداد الملاحظات والتقارير.
- تقديم الدعم العام في المكتب مثل معالجة وصياغة وتصحيح الرسائل والمراسلات المختلفة.
- تدريب والإشراف على الموظفين الجدد والمستويات الأقل في الوحدة.
- أداء المهام الأخرى حسب الحاجة.
المؤهلات والمهارات المطلوبة
الكفاءات
- الاحترافية: معرفة سياسات وإجراءات وممارسات الموارد البشرية والقدرة على تفسيرها وتطبيقها في بيئة تنظيمية.
- توجه العميل: يعتبر جميع الذين يتم تقديم الخدمات لهم كـ “عملاء” ويسعى لفهم وجهات نظرهم.
- التخطيط والتنظيم: تطوير أهداف واضحة تتماشى مع الاستراتيجيات المتفق عليها.
- القدرة على العمل تحت الضغط: إبقاء الهدوء والتحلي بالمثابرة في المواقف الصعبة.
المؤهلات الشخصية
- القدرة على التكيف مع ظروف العمل الخاصة.
- مهارات التواصل وبناء العلاقات.
- القدرة على العمل في فريق وفي بيئة متعددة التخصصات ومتعددة الثقافات.
- استعداد لتعلم مهارات وأساليب جديدة.
المؤهلات التعليمية
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة.
التجربة العملية
- ما لا يقل عن سبع سنوات من الخبرة المتزايدة المسؤولية في إدارة الموارد البشرية أو الخدمات الإدارية أو المجالات ذات الصلة.
- يمكن تقليص الحد الأدنى للخبرة إلى خمس (5) سنوات للمرشحين الحاصلين على شهادة جامعية أو أعلى.
- يُفضل وجود خبرة في تنفيذ سياسات الموارد البشرية في النظام المشترك للأمم المتحدة أو أي منظمة دولية مشابهة.
اللغات
- الطلاقة في اللغة الإنجليزية مطلوبة.
- معرفة لغة رسمية أخرى من لغات الأمم المتحدة يُفضل.
عملية التقييم
- قد تشمل عملية التقييم للمرشحين المؤهلين تمرينًا تقيميًا يليه مقابلة قائمة على الكفاءات.
الملاحظات الخاصة
- هذه الوظيفة تُعيّن لفترة أولية مدتها عام واحد.
- لا توجد رسوم للتقديم.
