وظائف للعمل لدى منظمة MAG: مطلوب مساعد/ة للموارد البشرية والإدارة (Human Resources and Administration Assistant)

وظائف لدى منظمة MAG: مطلوب مساعد/ة للموارد البشرية والإدارة (Human Resources and Administration Assistant)

تفاصيل الوظيفة:

• قطاع التدخل: الألغام والذخائر غير المتفجرة
• آخر موعد للتقديم: الأحد، 19 يناير 2025
• نوع العقد: دوام كامل
• مدة الوظيفة: حتى ديسمبر 2025 مع إمكانية التجديد بناءً على الأداء وتوافر التمويل
• نطاق الراتب: بين 800 و1200 دولار أمريكي (الراتب المبدئي: 1097 دولار أمريكي)
• الموقع: النبطية، دير الزهراني – لبنان
• اللغة المطلوبة:
  • اللغة العربية: بطلاقة
  • اللغة الإنجليزية: ممتازة
  • اللغة الفرنسية: غير مطلوبة

الوصف الوظيفي:

ملخص الوظيفة:
مساعدة مدير الموارد البشرية والإدارة في المهام اليومية المتعلقة بالموارد البشرية والإدارية لضمان كفاءة سير العمل، مع إظهار المرونة والقدرة على التكيف مع احتياجات العمل المتغيرة.

المسؤوليات الرئيسية:

مسؤوليات الموارد البشرية:

1. إعداد ومراجعة سجلات الحضور والغياب اليومية.
2. تحديث نظام الإجازات ومتابعته بانتظام.
3. ضمان استكمال ملفات الموظفين بالمستندات اللازمة.
4. الالتزام بسياسات المنظمة وتنفيذها.
5. تنظيم نظام ملفات الموارد البشرية والمراسلات.
6. إعداد عقود الموظفين بالتنسيق مع المدير.
7. إعداد الحوافز اليومية للموظفين.
8. تحديث قاعدة بيانات الموظفين بانتظام.
9. كتابة المراسلات الرسمية عند الطلب.
10. إدارة ومتابعة التقارير الطبية والفواتير للموظفين بالتنسيق مع التأمين.
11. تقديم الدعم خلال عملية التوظيف (الإعلانات، الدعوات).
12. تنظيم برامج تدريبية جديدة للموظفين.
13. متابعة تحديث شهادات التدريب وشهادات الاعتماد للموظفين.
14. مساعدة في عملية تقييم الأداء وجمع البيانات اللازمة.
15. تسجيل الحوادث/الإصابات وتحديث السجلات.

مسؤوليات الإدارة:

1. الإشراف على نظافة وصيانة المكاتب والإقامة.
2. تنظيم المواصلات والإقامة للموظفين والزوار.
3. إدارة المخزون الخاص بمستلزمات التنظيف.
4. استقبال الزوار وتقديم المعلومات المطلوبة لهم.
5. تحديث الوثائق الإدارية مثل دليل الهواتف وقائمة الموظفين.
6. مراجعة فواتير الاتصالات وإعداد المدفوعات.

مسؤوليات الحماية:

1. العمل كنقطة اتصال للحماية، وتقديم الدعم في التحقيقات.
2. توفير التدريب للموظفين الجدد حول سياسات السلوك.
3. المساعدة في تنظيم أنشطة لتعزيز رفاهية الموظفين.
4. الالتزام بالسلوك الأخلاقي والتصرف كقدوة للآخرين.

المتطلبات الأساسية:

• الشهادة الأكاديمية: بكالوريوس في إدارة الموارد البشرية، إدارة الأعمال، أو دراسات اجتماعية.
• الخبرة العملية: بين سنة وسنتين في الموارد البشرية (يفضل في المنظمات الدولية).
• المهارات:
  • مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
  • إجادة اللغة الإنجليزية.
  • الكفاءة في استخدام برامج MS Office.
  • القدرة على التكيف والعمل تحت الضغط.
• الالتزام بسياسات المنظمة وإجراءاتها.

كيفية التقديم:

للتقديم على الوظيفة، يُرجى إرسال السيرة الذاتية مع رسالة تغطية إلى البريد الإلكتروني التالي:
recruitmentlebanon@maginternational.org
يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني هو: Human Resources and Administration Assistant.

يرجى ملاحظة أن الطلبات غير المكتملة (بدون رسالة تغطية) أو التي تفتقد للعنوان المطلوب سيتم رفضها.

MAG Careers: Human Resources and Administration Assistant

Job Details:

• Sector: Mine Action and UXO
• Deadline: Sunday, January 19, 2025
• Contract Type: Full-time
• Duration: Until December 2025, renewable based on performance and funding
• Salary Range: $800 – $1,200 (starting at $1,097)
• Location: Nabatieh, Deir Ez-Zahrani – Lebanon
• Languages Required:
  • Arabic: Fluent
  • English: Excellent

Job Summary:
The HR and Administration Assistant will support daily HR and administrative functions to ensure smooth operations, demonstrating adaptability and flexibility in a dynamic work environment.

Key Responsibilities:

HR Responsibilities:

1. Prepare and review daily attendance and timesheet records.
2. Update and monitor leave systems.
3. Ensure complete employee files with all required documents.
4. Maintain compliance with MAG policies.
5. Organize and manage HR files and correspondence.
6. Draft employment contracts in coordination with the HRAM.
7. Assist with payroll preparation.
8. Support employee onboarding and training.
9. Assist in the recruitment process.
10. Follow up on employee performance evaluations.

Administrative Responsibilities:

1. Supervise office and accommodation maintenance.
2. Coordinate transportation and accommodation for staff and guests.
3. Manage inventory for cleaning supplies.
4. Update administrative documents and staff directories.
5. Review and prepare communication invoices.

Safeguarding Responsibilities:

1. Act as a safeguarding focal point.
2. Deliver safeguarding and code-of-conduct training.
3. Support wellness and mental health initiatives.

Requirements:

• Bachelor’s degree in HR management, business administration, or social studies.
• 1-2 years of experience in HR (preferably with INGOs).
• Proficiency in English and MS Office.
• Strong organizational and communication skills.

How to Apply:

Send your CV and cover letter to:
recruitmentlebanon@maginternational.org

Subject title must be: Human Resources and Administration Assistant.